Một yêu cầu mua phụ tùng máy thủy Yanmar nên có model đầy đủ, serial, tên hoặc mã phụ tùng, số lượng và ảnh đối chiếu. Nếu thiếu mã hàng, hãy ghi rõ “cần xác định mã” để nhà cung cấp kiểm tra trước khi báo giá.
Với đơn vị quản lý nhiều tàu, xuồng hoặc cơ sở sửa chữa, một biểu mẫu thống nhất giúp bộ phận kỹ thuật và mua sắm trao đổi cùng thông tin. Dưới đây là checklist Vĩnh Hưng đề xuất để chuẩn bị yêu cầu, không phải danh mục hồ sơ bắt buộc của mọi hợp đồng.
1. Nhận diện đúng động cơ
Ghi model đầy đủ và serial từ tem máy, đồng thời gửi ảnh để kiểm tra lỗi nhập liệu. Yanmar giải thích rằng nhận diện động cơ cần cả model và serial; chỉ một trong hai có thể chưa đủ.
Đừng dùng “máy Yanmar 240 HP” làm thông tin nhận diện duy nhất. Nếu đang làm danh mục cho hai máy trên một xuồng, mỗi máy cần một dòng hồ sơ riêng trước khi tổng hợp vật tư. Khi tem không đọc được, ghi rõ phần thiếu và chuyển thông tin còn lại để kiểm tra, thay vì tự điền theo máy bên cạnh.
2. Tách rõ mã hàng, tên phụ tùng và nguồn tra
Mã phụ tùng cần được chép nguyên vẹn, kể cả dấu phân cách. Ghi thêm nguồn của mã: trên bao bì, catalog, báo giá cũ hay hồ sơ sửa chữa. Một dãy số trên thân chi tiết chưa được xác minh nên ghi là “số nhìn thấy trên chi tiết”, tránh khẳng định đó là mã đặt hàng.
Nếu lấy mã từ tài liệu, lưu số hình, số vị trí và phiên bản catalog. Hướng dẫn đọc Yanmar 4LHA-STP parts catalog giúp phân biệt số vị trí trên sơ đồ với part number.
| Tình trạng thông tin | Nên gửi gì? |
|---|---|
| Đã có part number | Mã đầy đủ, nguồn mã, model, serial và số lượng |
| Chỉ biết tên phụ tùng | Tên đang dùng, ảnh chi tiết, ảnh vị trí lắp và tem máy |
| Chỉ có catalog giấy | Ảnh trang có tiêu đề, sơ đồ, bảng và ghi chú; thêm ảnh bìa |
| Chỉ có báo giá cũ | Mã cũ và thời điểm báo giá, đề nghị xác nhận lại trước khi mua |
3. Chụp ảnh để người nhận có thể đối chiếu
Một bộ ảnh có ích nên gồm ảnh toàn bộ tem máy, ảnh chi tiết cần mua và ảnh vị trí lắp. Với chi tiết đã được người có chuyên môn tháo ra, có thể bổ sung ảnh các mặt, đầu nối và ký hiệu còn đọc được. Không cần tháo một cụm máy chỉ để lấy ảnh phục vụ báo giá.
Đặt tên ảnh theo mã nội bộ của máy và số thứ tự dòng vật tư. Chẳng hạn “May-trai_Dong-03_Anh-1” giúp người nhận nối đúng ảnh với danh mục, đặc biệt khi một yêu cầu gồm nhiều phớt, gioăng hoặc bộ lọc có hình dạng gần giống nhau.
4. Xác định đơn vị tính và phạm vi của bộ phụ tùng
Ghi rõ “cái”, “bộ” hoặc “cụm” và số lượng tương ứng. Nếu yêu cầu một bộ, đề nghị liệt kê các thành phần được chào để hai bên có cùng cách hiểu. Không mặc định một cụm đi kèm tất cả gioăng, bu lông hay phụ kiện lắp đặt nếu báo giá chưa nêu.
Với nhu cầu dự phòng, tách số lượng sử dụng ngay và số lượng dự phòng. Cách này giúp người lập kế hoạch nhìn rõ nhu cầu, thay vì cộng chung rồi không truy được căn cứ.
5. Nêu rõ yêu cầu giao hàng và tài liệu
Thêm địa điểm giao, thời điểm cần hàng và đầu mối kỹ thuật có thể trả lời câu hỏi. Nếu hợp đồng yêu cầu tài liệu nguồn gốc, chất lượng hoặc bảo hành, ghi cụ thể loại tài liệu cần kiểm tra khả năng cung cấp. Không coi mọi phụ tùng đều có cùng bộ chứng từ hoặc cùng điều kiện bảo hành.
Khi nhà cung cấp đề xuất lựa chọn khác, yêu cầu thể hiện rõ hãng, mã, tình trạng hàng và căn cứ tương thích. Người phụ trách kỹ thuật cần xác nhận trước khi bộ phận mua sắm chốt đơn.
Mẫu thông tin có thể sao chép để gửi
Yêu cầu báo giá phụ tùng máy thủy Yanmar
- Mã quản lý máy / vị trí máy:
- Model đầy đủ:
- Serial:
- Tên phụ tùng / part number nếu có:
- Nguồn mã: catalog, bao bì, hồ sơ cũ hoặc chưa xác minh:
- Số lượng và đơn vị tính:
- Chi tiết lẻ hay bộ/cụm; thành phần cần bao gồm:
- Ảnh đính kèm và dòng vật tư tương ứng:
- Địa điểm và thời điểm cần hàng:
- Tài liệu yêu cầu, nếu có:
- Đầu mối kỹ thuật để đối chiếu:
Câu hỏi thường gặp
Không có part number có gửi yêu cầu được không?
Có thể gửi yêu cầu xác định mã trước. Cần phân biệt việc tiếp nhận thông tin với việc đã xác nhận đúng phụ tùng; báo giá cuối cùng nên gắn với mã và phạm vi cung cấp rõ ràng.
Có nên gộp vật tư của nhiều máy thành một bảng?
Có, nhưng hãy giữ cột model, serial hoặc mã quản lý máy. Chỉ tổng hợp những dòng đã xác nhận cùng mã và cùng yêu cầu. Không gộp các dòng chưa có mã chỉ vì trùng tên tiếng Việt.
Liên hệ Vĩnh Hưng để gửi yêu cầu
Tham khảo các dòng động cơ Yanmar và nhóm phụ tùng Vĩnh Hưng cung cấp. Khi đã chuẩn bị thông tin, gửi danh mục qua trang liên hệ để trao đổi về khả năng cung cấp, mã hàng và điều kiện báo giá.